Dein Messestand sicher unterwegs-
Tipps zur idealen Messelogistik

Messelogistik
Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit ist bei jeder Messe das A und O. Die rechtzeitige Anlieferung sollte daher früh mit einem verlässlichen Partner abgesprochen werden. Jede Minute zu spät, gefährdet den Messeerfolg.
Was du bei der Logistik beachten solltest, haben wir in den folgenden Punkten zusammengefasst. Solltest du Hilfe dabei brauchen, stehen wir dir gerne zur Verfügung und kümmern uns um den Transport deines Messestandes weltweit.

HIER ERFÄHRST DU MEHR ÜBER…

… die Auswahl des Transportweges
… Angebote des Veranstalters
… die richtige Verpackung
… Gebühren und Formalitäten
… Versicherungen

1. So kommt dein Messeauftritt sicher ans ziel

Je nach Ort der Messe, Größe des Messestandes und Empfindlichkeit der Ausstellungsstücke gilt es die richtige Entscheidung zu treffen bezüglich des Transportweges. Die wichtigsten vier Möglichkeiten, wie du Dein Material auf den Messestand bringst, möchten wir dir hier beschreiben.

Spedition

Eine Spedition kann kleinere und auch große Ladungen relativ kostengünstig sowohl innerhalb Deutschlands als auch
ins Ausland transportieren. Bei diesem Transportweg gilt es allerdings einiges zu beachten:

  • Speditionen nehmen in der Regel nur sicher in Kisten verpacktes Frachtgut an
  • Spediteure werden üblicherweise von Messebaufirmen beauftragt und befördern meist Ladungen unterschiedlicher Aussteller. Die Abläufe sind für den einzelnen Aussteller oft etwas umständlich
  • Für empfindliche Exponate, z.B. technische Geräte, sind besondere Vorsichtsmaßnahmen erforderlich. Mehrfaches Umladen und manchmal weite Fahrstrecken erhöhen die Beschädigungsgefahr.
Spezialfirma

Spezialunternehmen für Ausstellungstransporte sind deine erste Wahl, wenn Dir fachgerechter und persönlicher
Service wichtig sind. Nach vorheriger Absprache können nahezu alle Arten von Sendungen transportiert werden, und zwar von Tür zu Tür – wenn es der Aussteller erlaubt, bis direkt auf den Messestand.
Weitere Vorteile: Du hast nur einen Ansprechpartner, den Fahrer, der deine Lieferung ein- und auch wieder auslädt und genau weiß, worauf er zu achten hat. Für besonders empfindliche Exponate kommen spezielle Fahrzeuge mit Luftfederung zum Einsatz, die die Unversehrtheit deiner Materialien sicherstellen.

Luftfracht

Wenn die Zeit knapp ist oder die Strecke weit, kommt der Transport per Flugzeug in Betracht. Der Zeitersparnis stehen allerdings hohe Frachtkosten gegenüber. Außerdem ist es besonders wichtig, alle Vorgaben des Frachtunternehmens einzuhalten und das Material sicher zu verpacken. Die Be- und Entladung unter Zeitdruck
sowie das Umladen vom LKW ins Flugzeug und zurück stellen hohe Anforderungen an Material und Verpackung.

Kurierdienst

Für kurzfristige Transporte von kleineren Sendungen bietet sich ein Kurierdienst an. Ein Overnight-Service hat schon so manchen Messeauftritt in letzter Minute gerettet. Die schnelle Anlieferung und der individuelle Service haben natürlich ihren Preis.

PKW

Besonders die platzsparend verpackten mobilen Messestände lassen sich bequem im eigenen PKW transportieren.
Oft sind sie in kofferraumgünstigen Rollcontainern verstaut, die es dir ermöglichen, den kompletten Messestand selbst auf der Messe anzuliefern und bis an den Standplatz zu bringen.

2. Nutze das Know-How der Experten

Wie schon beschrieben, kann es die Arbeit erleichtern und das Projekt absichern, wenn du einen Spediteur wählst, der über einen eigenen Ausstellungsdienst verfügt und erfahrene Fahrer einsetzt, die sich mit den Gepflogenheiten und Vorschriften auf Messen auskennen. Hole dir dazu Empfehlungen ein und erkundige dich, welche Verfahren das Unternehmen vor, während und nach dem Transport verwendet.
Erkundige dich bei dem Messeveranstalter, ob es einen offiziellen Spediteur für die Messe gibt oder sogar ein eigener Logistik-Service angeboten wird. In der Regel bietet der Veranstalter diese Dienstleistung zu besonders günstigen Preisen an, um einen Anreiz für die Inanspruchnahme seiner Dienste zu bieten und auf ein eingespieltes Team zurückgreifen zu können.

3. GEHE LIEBER AUF NUMMER SICHER

Für den Versand per Spedition oder Luftfracht solltest du dich frühzeitig über die Transportbestimmungen informieren. Es gibt – besonders beim Transport per Flugzeug – strikte Bestimmungen hinsichtlich der Packmaße und des erlaubten Inhalts.
Wenn der Transport per Kurier erfolgen soll, kann oft in Absprache mit der Transportfirma eine günstige und deutlich flexiblere Lösung bei der Verpackung des Materials gefunden werden. Dasselbe gilt auch für Spezialunternehmen, die sich mit Messetransporten gut auskennen.

4. ACHTE AUF DAS KLEINGEDRUCKTE
Transportpapiere

Damit Dein Material rechtzeitig auf der richtigen Messe ankommt, ist es ganz wichtig, sich zur rechten Zeit
um die notwendigen Unterlagen zu kümmern und diese korrekt auszufüllen. Dazu gehören Unterlagen wie Proforma Rechnung, Versandanweisung, Lagerauftrag, Übersetzungen, Warenbegleitscheine und Carnets (Zollpapiere).

Zoll

Bei Messen, die im Ausland stattfinden, gibt es eine Reihe von Formalitäten einzuhalten. Auf internationale Messen spezialisierte Spediteure, die oft Vertragspartner der Messegesellschaften sind, können die Abwicklung aller Transporte inkl. aller Formalitäten erleichtern. Sie kennen die Vorschriften und die logistischen Besonderheiten am Messeort und erledigen auch die Zollformalitäten. Auf den internationalen Messen gibt es eigene Zollabfertigungsstellen. Beim Veranstalter erhältst Du alle Informationen zur zollrechtlichen Behandlung der Exponate sowie von Werbemitteln und Drucksachen.

5. MESSEERFOLG OHNE RISIKO

Wir empfehlen dir, deinen Messestand gegen alle Risiken zu versichern, die den Ausstellungserfolg gefährden. In diesem Zusammenhang gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • allgemeine Unternehmensversicherungen
  • Speditionsversicherungen
  • Sonderversicherungen mit erhöhten Deckungsbeträgen

Frage am besten deinen Spediteur nach der Versicherung von Einzelsendungen, ob er eine Pauschalversicherung anbietet, mit der dein Messestand während der gesamten Messe versichert ist, und nach den Formalitäten im Schadensfall. Jeder professionelle Spediteur ist gegen Schäden durch Verlust oder Verspätungen versichert. Kläre alle Einzelheiten. Erkundige dich nach Schadensersatz- und Garantieleistungen bei schlechten Wetterbedingungen und Naturkatastrophen.

8. SELBER MACHEN ODER HELFEN LASSEN?

Der Logistik-Servicevon Nomadic unterstützt dich nicht nur bei dem Transport zu und von der Messe. Genauso sind wir gerne also Aufbau-Team vor Ort und kümmern uns um alles andere rund um deinen erfolgreichen Messeauftritt.

Hier findest du unser komplettes Whitepaper zum Thema Messelogistik als Download.
Solltest du Hilfe bei der Planung oder Umsetzung deines individuellen Messekonzeptes benötigen, kontaktiere uns gerne und dein persönlicher Ansprechpartner wird sich sofort mit dir in Verbindung setzen.

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