Planung einer Messe –
Stellen Sie Ihr Projekt auf eine feste Basis

Messeplanung
Eine erfolgreiche Messe lebt von einer umfangreichen und durchdachten Planung. Dies fängt mit der Auswahl der Messe an, beinhaltet sowohl Budget- als auch Zeitmanagement und geht bis zur Nachbereitung der gewonnen Leads. Eine Messe ist für viele vor allem eines: stressig. Die Kürze der Veranstaltungen in Verbindung mit der Menge an Kontakten kann ganz schön anstrengend sein.
Durch eine gründliche Planung ist es machbar, sich vor Ort zu 100% auf die Zielgruppe zu konzentrieren und alles Außenrum läuft von ganz allein. Wie Sie das machen, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Messeplanung.

HIER ERFAHREN SIE MEHR ÜBER…

… die Einbeziehung Ihrer Marketingstrategie
… die Festlegung von Zielvorgaben und Ihrer Zielgruppe
… die Bestimmung eines kreativen Leitgedankens
… die Erstellung eines Zeitplans und einer Budgetkalkulation
… Ihre Personalplanung
… logistische Herausforderungen
… erfolgreiches Lead-Management


1. Beziehen Sie Messeaktivitäten in Ihre aktuelle Marketingstrategie mit ein

Ihr Marketing kann auf mehrere Arten von zielgerichteten Messeauftritten profitieren. Prüfen Sie, welche der folgenden Fragen auf Sie zutreffen:

  • Ich möchte, dass unser in den bestehenden Märkten vorhandenes Angebot weiter ausgebaut oder qualifiziert wird.
  • Ich plane, neue oder verbesserte Produkte oder Dienstleistungen in bestehenden Märkten einzuführen.
  • Ich plane, unser bestehendes Angebot in neuen Märkten einzuführen.
  • Ich plane, neue oder verbesserte Produkte oder Dienstleistungen in neuen Märkten einzuführen.

Sobald Sie eine der Fragen mit „Ja“ beantworten können, sollten Sie hinterfragen, ob Fach- oder Publikumsmessen eine sinnvolle Ergänzung Ihrer Marketingpläne darstellen und in welcher Form eine Messepräsentation helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.

2. Definieren Sie erreichbare Ziele

Nachdem Sie klar definiert haben, welche Aufgabe Ihr Messeauftritt innerhalb Ihrer Marketingaktivitäten haben soll, müssen als nächstes die Ziele definiert werden, die Sie erreichen möchten.

  • Können vorhandene Aktivitäten mit einem Messeauftritt in ihrer Wirkung verstärkt und/oder entlastet werden?
  • Können bestehende Aktivitäten mit einem Messeauftritt fokussiert bzw. entlastet werden?
  • Kann ein Messeauftritt neue Zielgruppen erschließen?
  • Kann eine Messe als Sprungbrett für neue Märkte oder Marktsegmente dienen?
  • Können Messeaktivitäten zusätzlichen Umsatz generieren?

Messen können viel bewirken, aber es ist wichtig, dass Sie Ihre Vorstellungen klar definieren, um im Nachgang eine Erfolgskontrolle durchführen und ggf. Optimierungen für weitere Messeaktivitäten durchführen zu können. Seien Sie dabei realistisch – nur so profitieren Sie langfristig.
Legen Sie Ihre Zielvorgaben schriftlich fest und informieren Sie die verantwortlichen Mitarbeiter. Es ist essenziell, dass diese Vorgaben konkrete Informationen beinhalten, die Ihrem Team als Orientierung dienen und bei der Auswertung verlässliche Werte für Ihre Erfolgsmessung liefern.

3. Sprechen Sie die richtigen Personen an

Legen Sie die Zielgruppe fest: Anhand Ihrer Marketingpläne wissen Sie, wer Ihre Kernzielgruppe ist und wer zusätzlich angesprochen werden soll. Überlegen Sie, wen Sie davon auf einer Messe ansprechen können und richten Sie Ihr Messekonzept danach aus.
Definieren Sie korrekte Zielgruppenansprachen: „Den“ Messebesucher gibt es nicht. Trotzdem ist es wichtig, Ihre Werbebotschaft so zu formulieren, dass Sie bei möglichst vielen Besuchern auf offene Ohren treffen.

BEACHTEN SIE DABEI:

Die wenigsten Besucher planen konkret Investitionen. Geben Sie Marketing und Kommunikation entsprechenden Raum!
Am Interessantesten sind für den Großteil der Messebesucher aktuelle Trends und Innovationen. Der Austausch über etablierte Produkte oder die reine Informationsbeschaffung haben einen geringeren Stellenwert.

4. Idee, Standauslegung und Design – So begeisterst Sie Ihre Zielgruppe.

Ihre Marketingaktivitäten brauchen einen „roten Faden“, der sich durch alle Werbemittel zieht. Er ist die konzeptionelle und kreative Klammer, die unterschiedlichste Maßnahmen, Zielgruppen und Produkte zusammenhält. Er sorgt für Wiedererkennung und festigt das Image Ihrer Marke.
Machen Sie sich außerdem Gedanken über Ihre Umsetzung. Wie möchten Sie auftreten? Welche Wirkung möchten Sie erzielen? Die Festlegung von Gestaltungsrichtlinien ist zusammen mit der Auswahl des Messestandes ein zentraler Faktor für den Erfolg Ihres Messeauftritts.
In unserem White Paper Gestaltung Ihres Messestandes erfahren Sie wichtige Grundlagen für Ihr erfolgreiches Messestand-Design.

5. Organisatorisches – Eine Gute Idee allein ist nicht alles

Fangen Sie rechtzeitig mit der Organisation an …

  • Erstellen Sie einen Zeitplan. Je näher man der Veranstaltung rückt, desto schneller scheint die Zeit zu verfliegen. Damit nicht zum Schluss die Qualität der Hektik geopfert wird, sollten Sie einen verbindlichen Zeitplan mit ausreichend Puffer erstellen.
  • Kalkulieren Sie Ihr Budget. Hier gilt das gleiche wie beim Zeitplan – kurz vor der Messe tauchen oft unvorhergesehene Kosten auf, die entweder Abstriche bei der Effizienz oder ärgerliche Mehrarbeit bedeuten. Planen Sie so exakt wie möglich und rechnen Sie einen ausreichenden Puffer ein.
  • Wählen Sie das richtige Personal aus. Der Erfolg Ihres Messeauftritts steht und fällt mit dem Personal. Die Mitarbeiter, die Sie einsetzen, sind die Botschafter Ihres Unternehmens und Ihrer Marke und müssen in der Lage sein, mit Know-how, Überzeugung und einem angenehmen Auftreten die Besucher auf dem Stand zu betreuen. Wählen Sie das Standpersonal sorgfältig aus und sparen Sie nicht an der Schulung Ihrer Repräsentanten.
  • Rechtzeitig die Logistik planen. Wenn Sie die Transport- und Lagerlogistik rechtzeitig vor Messebeginn geklärt haben, sparen Sie jede Menge Geld und Stress. Der Spediteur Ihres Vertrauens ist mit Messetransporten vertraut und bietet Ihnen den Service, den Sie selber nicht leisten können. Je früher Sie alles in Auftrag geben, desto größer ist der Verhandlungsspielraum mit dem Dienstleister.

TIPP:

Unsere Messeservices helfen Ihnen beim Kostensparen. Professionelle Unterstützung bei Aufbau, Logistik und allen anderen Leistungen rund um die Messe entlasten Sie entscheidend und sorgen für stressfreie Messevorbereitungen.

6. Lead Management – Machen Sie Ihre Besucher zu Kunden

Laden Sie Interessenten auf Ihren Messestand ein. Achte Sie auf ausreichend Vorlaufzeit und planen ggf. ein Nachfassmailing ein. Lassen Sie den Empfänger wissen, was ihn auf der Messe erwartet und warum er unbedingt Ihren Stand besuchen soll. Bieten Sie Anreize!

TIPP:

Motivieren Sie die Adressaten, Ihre Werbepost an den Stand mitzubringen, zum Beispiel mit einem Gewinnspiel oder Giveaways. So einfach ist der persönliche Kontakt hergestellt.

7. Holen Sie Hilfe vom Profi

Hier finden Sie unser komplettes Whitepaper zum Thema Messeplanung als Download.
Sollten Sie Hilfe bei der Planung oder Umsetzung Ihres individuellen Messekonzeptes benötigen, kontaktieren Sie uns gerne und Ihr persönlicher Ansprechpartner wird sich sofort mit Ihnen in Verbindung setzen.

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