Planung einer Messe –
Stelle dein Projekt auf eine feste Basis

Messeplanung
Eine erfolgreiche Messe lebt von einer umfangreichen und durchdachten Planung. Dies fängt mit der Auswahl der Messe an, beinhaltet sowohl Budget- als auch Zeitmanagement und geht bis zur Nachbereitung der gewonnen Leads. Eine Messe ist für viele vor allem eines: stressig. Die Kürze der Veranstaltungen in Verbindung mit der Menge an Kontakten kann ganz schön anstrengend sein.
Durch eine gründliche Planung ist es machbar, sich vor Ort zu 100% auf die Zielgruppe zu konzentrieren und alles Außenrum läuft von ganz allein. Wie du das machst, erfährst du in unserem Leitfaden zur Messeplanung.

HIER ERFÄHRST DU MEHR ÜBER…

… die Einbeziehung Deiner Marketingstrategie
… die Festlegung von Zielvorgaben und deiner Zielgruppe
… die Bestimmung eines kreativen Leitgedankens
… die Erstellung eines Zeitplans und einer Budgetkalkulation
… deine Personalplanung
… logistische Herausforderungen
… erfolgreiches Lead-Management

1. Beziehe messeaktivitäten in deine aktuelle Marketingstrategie ein

Dein Marketing kann auf mehrere Arten von zielgerichteten Messeauftritten profitieren. Prüfe, welche der folgenden Fragen auf Dich zutreffen:

  • Ich möchte, dass unser in den bestehenden Märkten vorhandenes Angebot weiter ausgebaut oder qualifiziert wird.
  • Ich plane, neue oder verbesserte Produkte oder Dienstleistungen in bestehenden Märkten einzuführen.
  • Ich plane, unser bestehendes Angebot in neuen Märkten einzuführen.
  • Ich plane, neue oder verbesserte Produkte oder Dienstleistungen in neuen Märkten einzuführen.

Sobald Du eine der Fragen mit „Ja“ beantworten kannst, solltest du hinterfragen, ob Fach- oder Publikumsmessen eine sinnvolle Ergänzung Deiner Marketingpläne darstellen und in welcher Form eine Messepräsentation helfen kann, deine Ziele zu erreichen.

2. Definiere erreichbare Ziele

Nachdem du klar definiert hast, welche Aufgabe dein Messeauftritt innerhalb Deiner Marketingaktivitäten haben soll, müssen als nächstes die Ziele definiert werden, die du erreichen möchtest.

  • Können vorhandene Aktivitäten mit einem Messeauftritt in ihrer Wirkung verstärkt und/oder entlastet werden?
  • Können bestehende Aktivitäten mit einem Messeauftritt fokussiert bzw. entlastet werden?
  • Kann ein Messeauftritt neue Zielgruppen erschließen?
  • Kann eine Messe als Sprungbrett für neue Märkte oder Marktsegmente dienen?
  • Können Messeaktivitäten zusätzlichen Umsatz generieren?

Messen können viel bewirken, aber es ist wichtig, dass du deine Vorstellungen klar definierst, um im Nachgang eine Erfolgskontrolle durchführen und ggf. Optimierungen für weitere Messeaktivitäten durchführen zu können. Sei dabei realistisch – nur so profitierst du langfristig.
Lege Deine Zielvorgaben schriftlich fest und informiere die verantwortlichen Mitarbeiter. Es ist essenziell, dass diese Vorgaben konkrete Informationen beinhalten, die deinem Team als Orientierung dienen und bei der Auswertung verlässliche Werte für deine Erfolgsmessung liefern.

3. Sprich die richtigen Personen an

Lege die Zielgruppe fest: Anhand deiner Marketingpläne weißt du, wer deine Kernzielgruppe ist und wer zusätzlich angesprochen werden soll. Überlege, wen du davon auf einer Messe ansprechen kannst und richte dein Messekonzept danach aus.
Definiere die korrekte Zielgruppenansprache: „Den“ Messebesucher gibt es nicht. Trotzdem ist es wichtig, deine Werbebotschaft so zu formulieren, dass sie bei möglichst vielen Besuchern auf offene Ohren trifft.

BEACHTE DABEI:

Die wenigsten Besucher planen konkret Investitionen. Gib Marketing und Kommunikation entsprechenden Raum!
Am Interessantesten sind für den Großteil der Messebesucher aktuelle Trends und Innovationen. Der Austausch über etablierte Produkte oder die reine Informationsbeschaffung haben einen geringeren Stellenwert.

4. Idee, Standauslegung und Design – So begeisterst du deine Zielgruppe.

Deine Marketingaktivitäten brauchen einen „roten Faden“, der sich durch alle Werbemittel zieht. Er ist die konzeptionelle und kreative Klammer, die unterschiedlichste Maßnahmen, Zielgruppen und Produkte zusammenhält. Er sorgt für Wiedererkennung und festigt das Image deiner Marke.
Mach dir außerdem Gedanken über die Umsetzung. Wie möchtest du auftreten? Welche Wirkung möchtest du erzielen? Die Festlegung von Gestaltungsrichtlinien ist zusammen mit der Auswahl des Messestandes ein zentraler Faktor für den Erfolg deines Messeauftritts.
In unserem White Paper Gestaltung Deines Messestandes erfährst du wichtige Grundlagen für dein erfolgreiches Messestand-Design.

5. Organisatorisches – Eine Gute Idee allein ist nicht alles

Fange rechtzeitig mit der Organisation an …

  • Erstelle einen Zeitplan. Je näher man der Veranstaltung rückt, desto schneller scheint die Zeit zu verfliegen. Damit nicht zum Schluss die Qualität der Hektik geopfert wird, solltest du einen verbindlichen Zeitplan mit ausreichend Puffer erstellen.
  • Kalkuliere dein Budget. Hier gilt das gleiche wie beim Zeitplan – kurz vor der Messe tauchen oft unvorhergesehene Kosten auf, die entweder Abstriche bei der Effizienz oder ärgerliche Mehrarbeit bedeuten. Plane so exakt wie möglich und rechne einen ausreichenden Puffer ein.
  • Wähle das richtige Personal aus. Der Erfolg deines Messeauftritts steht und fällt mit dem Personal. Die Mitarbeiter, die du einsetzt, sind die Botschafter deines Unternehmens und deiner Marke und müssen in der Lage sein, mit Know-how, Überzeugung und einem angenehmen Auftreten die Besucher auf dem Stand zu betreuen. Wähle das Standpersonal sorgfältig aus und spare nicht an der Schulung deiner Repräsentanten.
  • Rechtzeitig die Logistik planen. Wenn Du die Transport- und Lagerlogistik rechtzeitig vor Messebeginn geklärt hast, sparst du jede Menge Geld und Stress. Der Spediteur deines Vertrauens ist mit Messetransporten
    ertraut und bietet dir den Service, den du selber nicht leisten kannst. Je früher du alles in Auftrag gibst, desto größer ist der Verhandlungsspielraum mit dem Dienstleister.

TIPP:

Unsere Messeservices helfen Dir beim Kostensparen. Professionelle Unterstützung bei Aufbau, Logistik und allen anderen Leistungen rund um die Messe entlastet dich entscheidend und sorgt für stressfreie Messevorbereitungen.

6. Lead Management – Mache deine Besucher zu Kunden

Lade Interessenten auf Deinen Messestand ein. Achte auf ausreichend Vorlaufzeit und plane ggf. ein Nachfassmailing ein. Lass den Empfänger wissen, was ihn auf der Messe erwartet und warum er unbedingt deinen Stand besuchen soll.
Biete Anreize!

TIPP:

Motiviere die Adressaten, deine Werbepost an den Stand mitzubringen, zum Beispiel mit einem Gewinnspiel oder Giveaways. So einfach ist der persönliche Kontakt hergestellt.

7. Hol dir Hilfe vom Profi

Hier findest du unser komplettes Whitepaper zum Thema Messeplanung als Download.
Solltest du Hilfe bei der Planung oder Umsetzung deines individuellen Messekonzeptes benötigen, kontaktiere uns gerne und dein persönlicher Ansprechpartner wird sich sofort mit dir in Verbindung setzen.

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